Elevregistrering via Excelimport

Vy i Indra: Elever»Excelimport av elev/betyg

Behörighet på grundskola/anpassad grundskola: Elev och betygsimport

Befattning på gymnasieskola/anpassad gymnasieskola: Expedition, SYV och Rektor

Skolor utan elevregister som skapar elevfiler fyller i en Excelfil särskild anpassad för import till Indra. Excelmallen för elev- och betygsimport finns i Indra under vyn Blanketter/Info»Blanketter.
 
När filen är klar importeras den till Indra via vyn  Elever»Excelimport av elev/betyg.  

 

Kontroller innan elevimport i Indra 

Innan du skapar och exporterar excelfilen, läs noggrant igenom vilka uppgifter som ska vara med i filen och vilka elever som har en särskild hantering och inte får finnas med vid import.

Elever som inte får läsas in: Se information om hantering av dessa elever under rubriken Elevregistrering.

• Folkbokförd elev med skyddade personuppgifter
• Ej folkbokförd elev: Elever med tillfälligt personnummer (TF-nummer)
• Elev folkbokförd utanför Storsthlms län, Gnesta och Håbo kommun 
• Elev som går om årskurs 9 (omgångare)

 

Skolkod 
Se till att skolans kod är korrekt registrerad i elevregistersystemet innan du skapar excelfilen, koden anges i kolumn A. Du hittar skolkoden under Skolor/Kollegor>Skolor, välj Skolans kontaktuppgifter. Klicka på Redigera för att öppna skolans kontaktuppgifter. Under fliken Grunduppgifter hittar du skolenhetskoden (8 siffror) eller den förkortade skolkoden. Om koden saknas i Indra kan du hitta den på Skolenhetsregistret.

Språkval
För elever som läser modernt språk (M2) samt modernt språk, elevens val (M1) och kommer att få betyg (A-F) i ämnet, ska språket finnas med i filen.

• Modernt språk (M2) - språket skrivs i kolumn T.
• Elevens val (M1) – språket skrivs i kolumn R.

Om elev avslutat språkvalet och inte får betyg (A-F) ska språket inte anges.

Modersmål 
För elev som läser modersmål och kommer få betyg (A-F) ska språket anges i kolumn V. Det går endast att registrera språkkoder enligt internationell standard i Indra. Klicka här för att se alla språkkoder. 

Ej svensk läroplan 
För elev från skola som inte följer svensk läroplan anges inte språkval eller modersmål i filen.

Importera elevuppgifter via Excelimport – tre steg  

Steg 1 - Läs in Excelfilen

• Gå till menyn Elever»Excelimport av elev/betyg
• Välj Läs in Excelfil
• Välj Bläddra och välj den Excelfil som ska läsas in
• Välj Läs in

OBS! Inforutan visar HT-betyg även vid elevimport.

I rutan visas information om antal inlästa elever och eventuella felaktigheter

• Om filen inte har några fel - Klicka på Stängoch importera filen genom att välja Importera. 
• Om filen innehåller valideringsfel eller varningar - Se Steg 2 och även stycket Lista med felaktigheter.

Steg 2 - Rätta fel i inläsningen

• Klicka på Stäng och öppna listan över felaktigheter genom att klicka på importen i tabellen, symbolen Pil. Med valideringsfel och varning är förvalt.
   
• I kolumnen Felmarkeras fel med en röd symbol. Håll muspekaren över turkos triangel i kolumnen Fel per elev för att se beskrivning av felet.  

• Öppna elevkortet för respektive elev genom att klicka på symbolen Pil 
• Rätta felet, spara och stäng

Eleven försvinner från listan över felaktigheter. När felen är rättade ska filen importeras till antagningssystemet genom att klicka på Importera.

Lista med felaktigheter

Om ett valideringsfel inte åtgärdas kommer den aktuella eleven inte att importeras. För att eleven ska kunna importeras måste valideringsfelet rättas innan importen påbörjas. Se information nedan om hur du åtgärdar ett fel.

Se även hantering av elever som inte får läsas in under rubriken Elevregistrering.

Valideringsfel	Beskrivning	Åtgärd
Modersmål har ett ogiltigt värde	Indra tillåter endast nationellt fastställda språkkoder	Öppna elevkortet i listan för fel, ändra till rätt språkkod
Språkkod för M2 Språk har ett ogiltigt värde	Indra tillåter endast nationellt fastställda språkkoder	Öppna elevkortet i listan för fel, ändra till rätt språkkod
M1, M2 har samma värde	Det kan inte vara samma språk i M1 och M2	Öppna elevkortet i listan för fel, ta bort/ändra till rätt språkkod
M2 språk (”ENG”) är spärrad som M1 och M2 språk	Språkkoden ENG kan inte anges som språk i M1 och M2	Öppna elevkortet i listan för fel, ta bort ”ENG”
Personnummer har ett ogiltigt värde	1. Felaktigt personnummer	1. Kontrollera personnumret
	2. Eleven har skyddade personuppgifter	2. Går inte att läsa in i Indra. Valideringsfelet ligger kvar i listan.
	3. Det går inte att läsa in elev med TF-nummer via fil	3. Ladda upp Excel med elev i Indra Blanketter/Info.  Valideringsfelet ligger kvar i listan.
Eleven är skriven utanför Stockholmsregionen	Elev som inte är folkbokförd i Stockholm kan inte registreras	Elev gör sitt gymnasieval via sin hemkommun.  Valideringsfelet ligger kvar i listan
Telefonnummer har ogiltigt värde	Felformaterat nummer eller i fel fält	Öppna elevkortet i listan för fel, ändra
Gatuadress är obligatorisk och måste anges	Adressuppgift saknas	Öppna elevkortet i listan för fel, skriv in adress
E-postadress har ogiltigt värde elev/vårdnadshavare	E-postadress får ex. inte innehålla å, ä, ö	Öppna elevkortet i listan för fel ändra till rätt e-postadress
Postnummer obligatoriskt, måste anges	Postnummer saknas	Öppna elevkortet i listan för fel skriv in postnummer
Postadress obligatoriskt, måste anges	Postadress saknas	Öppna elevkortet i listan för fel skriv in postadress
Skolkod/Skolenhetskod har ogiltigt värde (”00”) saknas i våra register	Skolkod/skolenhetskod måste anges	Öppna elevkortet i listan för fel skriv in korrekt skolkod (förkortning)/Skolenhetskod
Hemkommun har ett ogiltigt värde, saknas i våra register	Kommunnamn saknas	Öppna elevkortet i listan för fel skriv in hemkommun
Eleven har ett ogiltigt värde, finns redan i våra register.	Elev som går om åk 9 kan inte läsas in igen.	Mejla elevuppgifter till Gymnasieantagningen.  Valideringsfelet ligger kvar i listan.

 

Steg 3 - Importera Excelfilen  

Gå tillbaka till ursprungsläget för Excelimport genom att klicka på den turkosa texten Elevimporter, som ligger precis ovanför tabellen.

• Klicka på Importera
• Har inte samtliga fel åtgärdats visas en informationsruta.
• Välj OK - För att endast importera de elevuppgifter som är korrekta
• Välj Avbryt - För att gå tillbaka och åtgärda resten av felen

Kontroller att göra efter import

Varje skola har ansvar för att se till att eleverna är korrekt registrerade i Indra. 

När du har importerat elevuppgifterna eller lagt till elever manuellt, ska du kontrollera att alla elever är korrekt registrerade och att ingen elev saknas i klasslistan.

Gå till menyn Elever»Klasslista, välj din kommun och skola.

Rätt elev:  

Kontrollera att rätt elever finns i Indra genom att jämföra med din skolas klasslistor. Om elever saknas kan de läggas till manuellt. Observera att detta inte gäller elever som inte får importeras, se mer under rubriken Elevregistrering. 

Tillfälligt personnummer (TF-nummer), kontrollera:

• Att TF-numret i skolans elevregister överensstämmer med det som Gymnasiantagningen har registrerat i Indra (efter att du skickat in excelmallen Elev- och betygsuppgifter).
• Att uppgifter är uppdaterade för elev som blivit folkbokförd och fått sitt fullständiga personnummer. Kontakta Gymnasieantagningen omgående om detta inte stämmer.
• Att rätt adress är registrerad
• Att Elevkategori stämmer

Språkval  

Kontrollera att elevernas språkval är korrekt registrerade. I klasslistan visas information om importerade språk. 

• Elevens val visas i kolumn M1, Moderna språk visas i kolumn M2.
• Om information om språkval saknas efter importen måste detta registreras manuellt via elevkortets flik Betyg (gäller elever med höstterminsbetyg). 
• Modersmål (ML) visas inte i klasslistan, utan endast på elevens elevkort under fliken Kontaktuppgifter > Grundläggande uppgifter. 

Observera: Det går inte att registrera betyg i M1, M2 eller modersmål om inte språket är registrerat i elevkortet. 

Elevkategori 

Om elev har fel elevkategori eller folkbokföring oklar kontaktar du Gymnasieantagningen.

Uppdatering av adressuppgifter 

I elevkortets flik Kontaktuppgifter, Elevkategori visas Folkbokföring oklar fram till dagen efter importen. Statusen uppdateras automatiskt till Folkbokförd när Indra synkroniseras med Skatteverkets befolkningsregister (NAVET), vilket sker dagligen. Adressuppdateringar sker automatiskt under antagningsåret. 

Anpassad gymnasieskola 

Elev som är integrerad i grundskoleklass men som ska söka till anpassad gymnasieskola kan läsas in i standardläget. Efter inläsning markeras eleven som elev från anpassad grundskola i elevkortets flik Kontaktuppgifter. När eleven har markerats, flyttas hen till klasslistan i Indras anpassade läge.

Spara den ifyllda Excelfilen inför kommande betygsrapportering!