Importera betyg via betygsfil

Vy i Indra: Elever»Importera elever

Särskild behörighet grundskola: Elev och betygsimport

Skolor som använder Idunsoft, Schoolsoft, Procapita, Extens, Adela eller Infomentor har möjlighet att exportera betygsfiler med sina år 9-elevers betyg ur sina skolsystem. Betygsfilen ska ha ändelsen .ebt.

För support angående export av filen, ta kontakt med din skolas leverantör av elevregister.

Importen av betyg sker i fem steg:

1. Kontrollera elevuppgifter
2. Läs in filen
3. Rätta fel
4. Importera filen 
5. Kontrollera och justera betyg

Kontrollera elevuppgifter

Innan du påbörjar betygsimporten ska du kontrollera:

• Är elever registrerade. Alla elever du ska importera betyg på ska vara grundregistrerade på nuvarande antagningsår i Indra. Om elev inte finns kan du lägga till eleven via vyn Elever»Ny elev.

• Flytt ut / Bytt skola. Elever som har flyttat eller bytt skola ska läggas om till den nya skolan och betygen ska skickas dit. på antagningskanslier.skr.se hittar du kontaktuppgifter till Sveriges antagningskanslier.

• Flytt in. Betyg för inflyttad elev som har betyg från tidigare extern skola ska också registreras i Indra.

• TF-elever. Säkerställ att du inte importerar TF-elevers betyg. De har en särskild hantering, se nedan.

• Språk

  • Moderna språk, Språkval (M2). Har eleven läst och fått betyg i flera moderna språk M2, registreras betyget för det språk eleven vill fortsätta läsa på gymnasiet i filen.

    Det andra betyget registreras in manuellt i Indra: betygskolumn Ex1.

  • Avslutat språkval. För elever som avslutat sina språkval och inte får betyg (A-F) så måste språkvalet tas bort.

    För att radera avslutat språkval i Indra: öppna elevens Elevkort, välj fliken Betyg och ta bort språket i M2 språk.

    Vid ansökan till gymnasieutbildning som kräver språkval hamnar annars eleven på fel språksteg.

  • Modersmål (ML): För elever som läser modersmål och kommer få betyg i ämnet (A-F) ska även språket för ML finnas med, antingen redan på elevkortet i Indra annars måste det varamed i filen.

    Det går endast att registrera språkkoder enligt internationell standard i Indra.

• Betyg i ämnen som betygssätts på vårterminen i åk 8 och som inte läses under höstterminen registreras som höstterminsbetyg (gäller vid rapportering av ht-betyg).

• Anpassad studiegång eller ej läst ämnet. Om markeringar för exempelvis streck eller anpassad studiegång (-, 1, 2, 3) finns med i filen kommer de inte att läsas in. Det går bara att registrera betyg A-F i Indra.

Läs in filen

• Gå till Elever>Importera betyg.

• Välj Läs in ny fil för att öppna dialogrutan Läs in ny betygsfil.

• Ht-betyg alternativt slutbetyg är förvalt beroende på period

  Välj filen som ska läsas in genom att klick på Bläddra och klicka på Läs in (fil med ändelsen .ebt).

• En informationsruta kommer upp efter inläsningen är klar. I den rutan visas information om antal inlästa elever samt eventuella felaktigheter
  • Är den inlästa filen rätt utan fel?
    • Klicka på Stäng och importera sedan filen genom att klicka på Importera
  • Har filen fel så måste de rättas
    • Klicka på pilikonen längst till vänster i tabellen för att öppna listan över felaktigheter i inläsningen.
    • Håll muspekaren över den röda symbolen i kolumnerna Validerad och Varningar för respektive elev för att se en beskrivning av felet.
    • Klicka på Importera för att läsa in betygen i Indra efter att du har rättat felen.

Vad betyder varningarna?

Varningar visas för att uppmärksamma eventuella fel på samtliga inlästa elever eller på enstaka elev. Här är några exempel:

• Om en hel betygskolumn är tom (ett ämne där inga betyg alls är inlästa).
• Om en hel klass har exakt samma slutbetyg som ht-betyg.
• Om elev har språk inlagt men inte fått betyg i det.
• Om man inte åtgärdar varningarna så läses betygen in i alla fall

Rätta fel

Det är viktigt att alla fel rättas innan import. Om ett valideringsfel inte rättas läses inte den elevens betyg in.

• Klicka på pilikonen längst till vänster i tabellen för att öppna elevens betygskort där du ska justera felaktigheterna.
• Åtgärda felaktigheterna.
• Välj Spara och Stäng, varpå eleven försvinner från listan över felaktigheter.
• Upprepa för andra elever med felaktig information.

Importera filen

• Gå tillbaka till ursprungsläget för betygsimport genom att klicka på den turkosa länken Betygsimporter, som ligger precis ovanför tabellen.
• Klicka på Importera.
• Om det inte finns fel. visas bekräftelse på hur många betyg som lästs in.
• Om det fortfarande finns fel. får du felmeddelandet "Du har rader som inte är åtgärdade. Vill du fortsätta och importera de rader som validerar?" Du har då fyra val:
  • Klicka på OK för att importera endast de betyg som är korrekta.
  • Klicka på Avbryt för att gå tillbaka och åtgärda resten av felaktigheterna.
  • Justera betygsfilen och läs in och importera den på nytt. OBS! Betygsfilen måste innehålla alla elevers korrekta betyg, annars finns risken att du skriver över en manuell justering.
  • Justera felaktigheterna manuellt i Betygsregistrering eller i elevkortets flik Betyg. 

Kontrollera och justera betyg

Avsnittet för justering och kontroll av betyg