warning image

Vi får in många mejl nu och besvarar dem i turordning.

Indramanual

Uppdaterat 2024-02-21

Betygsregistrering via Excelimport

Vy i Indra: Elever»Excelimport av elev/betyg

Särskild behörighet grundskola: Elev och betygsimport

Skolor utan elevregister som skapar elevfiler fyller i en Excelfil särskild anpassad för import till Indra.

Excelfilen importeras därefter via vyn Elever»Excelimport av elev/betyg. Excelmallen för elev- och betygsimport finns i Indra under vynBlanketter/Info»Blanketter.

Importen av betyg sker i fem steg:

  1. Kontrollera elevuppgifter
  2. Läs in filen
  3. Rätta fel
  4. Importera filen
  5. Kontrollera och justera betyg

Kontrollera elevuppgifter

Innan du påbörjar betygsimporten ska du kontrollera:

  • Är elever registrerade. Alla elever du ska importera betyg på ska vara grundregistrerade på nuvarande antagningsår i Indra. Om elev inte finns kan du lägga till eleven via vyn Elever»Ny elev.
  • Flytt ut / Bytt skola. Elever som har flyttat eller bytt skola ska läggas om till den nya skolan och betygen ska skickas dit. på antagningskanslier.skr.se hittar du kontaktuppgifter till Sveriges antagningskanslier.
  • Flytt in. Betyg för inflyttad elev som har betyg från tidigare extern skola ska också registreras i Indra.
  • TF-elever. Säkerställ att du inte importerar TF-elevers betyg. De har en särskild hantering, se nedan.
  • Språk
    • Moderna språk, Språkval (M2). Har eleven läst och fått betyg i flera moderna språk M2, registreras betyget för det språk eleven vill fortsätta läsa på gymnasiet i filen.

      Det andra betyget registreras in manuellt i Indra: betygskolumn Ex1.

    • Avslutat språkval. För elever som avslutat sina språkval och inte får betyg (A-F) så måste språkvalet tas bort.

      För att radera avslutat språkval i Indra: öppna elevens Elevkort, välj fliken Betyg och ta bort språket i M2 språk.

      Vid ansökan till gymnasieutbildning som kräver språkval hamnar annars eleven på fel språksteg.

    • Modersmål (ML): För elever som läser modersmål och kommer få betyg i ämnet (A-F) ska även språket för ML finnas med, antingen redan på elevkortet i Indra annars måste det varamed i filen.

      Det går endast att registrera språkkoder enligt internationell standard i Indra.

  • Betyg i ämnen som betygssätts på vårterminen i åk 8 och som inte läses under höstterminen registreras som höstterminsbetyg (gäller vid rapportering av ht-betyg).
  • Anpassad studiegång eller ej läst ämnet. Om markeringar för exempelvis streck eller anpassad studiegång (-, 1, 2, 3) finns med i filen kommer de inte att läsas in. Det går bara att registrera betyg A-F i Indra.

Skola

Fyll i skolenhetskoden. Du hittar skolenhetskoden för er skola här: Skolenhetsregistret - Skolverket

Klass

Fyll i elevens nuvarande klass.

Personnummer

Fyll i elevens personnummer. Kontrollera att TF-numret är ändrat i Indra för elev som fått fullständigt personnummer eller fått ändrad ålder. Om inte, kontakta Gymnasieantagningen.

Förnamn

Fyll i elevens förnamn.

Efternamn

Fyll i elevens efternamn.

E-postadress

Fyll i elevens e-postadress.

Hemkommun

Fyll i elevens hemkommun. Kommunen ska skrivas med fyra siffror, till exempel 0180 för Stockholm stad,

Språkkod i Moderna språk (M1 och M2)

Fyll i elevens språkkod för moderna språk. Var noga med att registrera betygen M1 (elevens val) och M2 (språkval) i rätt betygskolumner så att uträkningen av elevens betyg och eventuella meritpoäng blir korrekt inför antagningen till gymnasiet. Har eleven läst och fått betyg i flera moderna språk M2 (språkval), registreras betyget för det språk eleven vill fortsätta läsa på gymnasiet i betygskolumn M2. Det andra betyget registreras i betygskolumn Extra 1 EX1.

Du hittar språkkoder här: Skolverkets koder vid dokumentation av utbildning [Skolverket]

Modersmål

Fyll i elevens modersmål. Du hittar språkkoder här: Skolverkets koder vid dokumentation av utbildning [Skolverket]

Läs in filen

  • Gå till Elever»Excelimport av elev/betyg.
  • Välj Läs in Excelfil för att öppna dialogrutan Läs in ny Excelfil.
  • Ht-betyg alternativt slutbetyg är förvalt beroende på period

    Välj filen som ska läsas in genom att klick på Bläddra och klicka på Läs in.

  • En informationsruta kommer upp efter inläsningen är klar. I den rutan visas information om antal inlästa elever samt eventuella felaktigheter
    • Är den inlästa filen rätt utan fel?
      • Klicka på Stäng och importera sedan filen genom att klicka på Importera
    • Har filen fel så måste de rättas
      • Klicka på pilikonen längst till vänster i tabellen för att öppna listan över felaktigheter i inläsningen.
      • Håll muspekaren över den röda symbolen i kolumnerna Validerad och Varningar för respektive elev för att se en beskrivning av felet.
      • Klicka på Importera för att läsa in betygen i Indra efter att du har rättat felen.

Vad betyder varningarna?

Varningar visas för att uppmärksamma eventuella fel på samtliga inlästa elever eller på enstaka elev. Här är några exempel:

  • Om en hel betygskolumn är tom (ett ämne där inga betyg alls är inlästa).
  • Om en hel klass har exakt samma slutbetyg som ht-betyg.
  • Om elev har språk inlagt men inte fått betyg i det.
  • Om man inte åtgärdar varningarna så läses betygen in i alla fall

Rätta fel

Det är viktigt att alla fel rättas innan import. Om ett valideringsfel inte rättas läses inte den elevens betyg in.

  • Klicka på pilikonen längst till vänster i tabellen för att öppna elevens betygskort där du ska justera felaktigheterna.
  • Åtgärda felaktigheterna.
  • Välj Spara och Stäng, varpå eleven försvinner från listan över felaktigheter.
  • Upprepa för andra elever med felaktig information.

Valideringsfel (specifika per elev)

Beskrivning av fel

Att göra för att rätta

Språkbetyg ML läses inte in för språk är inte registrerat.

Betyg är inläst i ML, men vilket modersmål betyget avser saknas i elevkortets flik Kontaktuppgifter.

Öppna elevkortet, lägg in språkkoden under kontaktuppgifter för vilket språk betyget avser för ML (modersmål)

M2 Språk har ett ogiltigt värde

Indra tillåter endast nationellt fastställda språkkoder

Öppna betygskortet, ändra till rätt språkkod

Betyget har ett ogiltigt värde

Det går inte att ange betyg i både SV och SVA

Öppna betygskortet, ta bort det felaktiga ämnet och betyget (värde)

Språkbetyg (M1, M2) läses inte in eftersom språk inte är registrerat

Betyg är inläst i M1 eller M2, men vilket språk betyget gäller saknas

Öppna fliken Betyg, lägg in språkkoden för vilket språk betyget avser för M1/M2

Personnummer har ett ogiltigt värde (saknas i vårt register)

 

1.Eleven är ny på skolan och saknas i Indra

1.Registrera eleven manuellt för att betyget ska kunna importeras. Menyn Elever, Ny elev. Lägg in betygen manuellt eller importera en ny betygsfil. Valideringsfelet ligger kvar i listan även efter att du registrerat betygen manuellt.

 

2.Eleven är registrerad med TF-nummer i Indra men har i filen fått personnummer eller ändrad ålder

2.Kontakta Gymnasieantagningen!

 

3.Eleven har inte samma TF-nummer i Indra som i skolans elevregistersystem, numret har varit upptaget av annan elev vid registreringen i Indra

3. Betyget måste registreras manuellt. Kontakta Gymnasieantagningen om du saknar information om vilket TF-nummer eleven har i Indra!

 

4.Eleven är folkbokförd utanför Storsthlms antagningsområde och inte registrerad i Indra

4.Skolan ansvarar för att skicka betygen till hemkommun/antagningskansli, Valideringsfelet ligger kvar i listan

Personnumret har ogiltigt värde (du saknar behörighet)

Eleven har bytt skoltillhörighet inom Storsthlms antagningsområde eller till skola utanför Storsthlms antagningsområde

Kontakta Gymnasieantagningen för ändring av skoltillhörighet inom Storsthlms antagningsområde.

Skicka betyget till aktuell skola/antagningskansli. Valideringsfelet ligger kvar i listan.

Betygsämne har ogiltigt värde

Indra tillåter endast nationellt fastställda ämneskoder

Öppna betygskortet, ändra till rätt ämneskod.

Importera filen

  • Gå tillbaka till ursprungsläget för betygsimport genom att klicka på den turkosa länken Betygsimporter, som ligger precis ovanför tabellen.
  • Klicka på Importera.
  • Om det inte finns fel. visas bekräftelse på hur många betyg som lästs in.
  • Om det fortfarande finns fel. får du felmeddelandet "Du har rader som inte är åtgärdade. Vill du fortsätta och importera de rader som validerar?" Du har då fyra val:
    • Klicka på OK för att importera endast de betyg som är korrekta.
    • Klicka på Avbryt för att gå tillbaka och åtgärda resten av felaktigheterna.
    • Justera betygsfilen och läs in och importera den på nytt. OBS! Betygsfilen måste innehålla alla elevers korrekta betyg, annars finns risken att du skriver över en manuell justering.
    • Justera felaktigheterna manuellt i Betygsregistrering eller i elevkortets flik Betyg.

Kontrollera och justera betyg

Avsnittet för justering och kontroll av betyg

Visa cookie-information